A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a declaração anual que as empresas do Simples Nacional prestam à Receita Federal, resumindo os dados econômicos e fiscais do ano anterior. Diferente do PGDAS-D, que é mensal, a DEFIS acontece uma vez por ano — e, justamente por isso, é fácil deixar o prazo para a última hora. Este guia explica, de forma direta, o que é a DEFIS, quem precisa entregar, qual o prazo e o que acontece em caso de atraso.
O que é a DEFIS
A DEFIS é uma declaração anual em que a empresa optante pelo Simples Nacional informa dados como a receita do ano, ganhos de capital, número de empregados, saldo em caixa, lucro distribuído aos sócios e outras informações socioeconômicas. Ela não gera, por si só, um imposto a pagar: seu papel é consolidar e transmitir à Receita o retrato do ano-calendário. A entrega é feita no portal do Simples Nacional, pelo aplicativo específico da DEFIS.
Quem precisa entregar
A DEFIS se aplica às microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que estiveram enquadradas no Simples Nacional em pelo menos um período do ano-calendário. Isso inclui empresas que foram excluídas do regime durante o ano — que declaram o período em que permaneceram no Simples — e até as que ficaram inativas, caso em que a entrega continua obrigatória, com a indicação da inatividade.
O MEI (Microempreendedor Individual) não entrega a DEFIS. Sua declaração anual é a DASN-SIMEI, que tem regras e prazo próprios. Por isso, cada cliente da carteira precisa estar corretamente classificado para saber qual declaração anual lhe cabe.
Prazo de entrega
O prazo da DEFIS é 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário dos fatos geradores. Assim, a declaração referente a 2025 deve ser transmitida até 31 de março de 2026. É um prazo fixo, previsto na Resolução CGSN nº 140/2018, e vale para todo o país, sem variação por estado.
Vale registrar uma mudança já publicada: a Resolução CGSN nº 190/2026 revogou, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, o artigo da Resolução CGSN nº 140/2018 que previa a DEFIS. As informações socioeconômicas e fiscais do ano anterior passam a ser prestadas uma única vez no próprio PGDAS-D, no período de janeiro a março de cada ano, mesmo sem movimento ou atividade (art. 38-B). Na prática: a DEFIS referente a 2025 segue o formato atual (até 31 de março de 2026), e as informações de 2026 já vão no PGDAS-D, entre janeiro e março de 2027. Veja o que muda na configuração dos clientes no guia do PrazoCerto.
O que acontece se atrasar
Por muito tempo a DEFIS não teve multa direta por atraso, mas sempre houve uma consequência prática pesada: sem a DEFIS do ano anterior entregue, o sistema bloqueia a transmissão do PGDAS-D a partir de março. Isso trava a apuração mensal e o pagamento em dia do DAS, gerando multas e juros nesse outro ponto.
Esse cenário mudou. Com a Resolução CGSN nº 183/2025, baseada na Lei Complementar nº 214/2025, passaram a valer multas específicas para a entrega em atraso ou com erros. As penalidades incluem 2% ao mês-calendário (ou fração) sobre os tributos informados na declaração, com multa mínima de R$ 200,00, além de R$ 100,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas. Há previsão de redução da multa em caso de correção espontânea, antes de qualquer procedimento de ofício. Segundo as fontes consultadas, essas regras de multa passam a ser aplicadas a partir de 1º de abril de 2026. Como são recentes, vale confirmar os detalhes nas fontes oficiais antes de orientar o cliente.
Como o PrazoCerto ajuda
Um prazo anual, que cai sempre em 31 de março, é fácil de lembrar em janeiro e fácil de esquecer em março, no meio da rotina de fechamentos mensais. O PrazoCerto reúne os prazos das obrigações do Simples Nacional e do MEI em um só lugar, com as regras de vencimento já aplicadas, para que a DEFIS de cada cliente apareça no radar do escritório com antecedência. A ideia é simples: deixar o contador livre para focar na análise, enquanto o controle de prazos fica sob acompanhamento contínuo.
Para configurar cada cliente — quais obrigações marcar e o que esperar de cada prazo —, veja o guia de configuração do PrazoCerto.
Este conteúdo tem caráter de apoio informativo e não constitui consultoria fiscal. As regras e os prazos podem mudar; confirme sempre as informações nas fontes oficiais (Receita Federal e Simples Nacional) ou com o profissional responsável antes de tomar decisões.